Conseils essentiels pour la planification d’événements pour votre événement spécial

Nous avons rassemblé nos 10 meilleurs conseils de planification d’événements essentiels auxquels vous devez penser lors de la planification de votre prochain événement spécial. Bien que certains d’entre eux puissent sembler basiques pour l‘organisateur d’événements expérimenté, nous pouvons convenir qu’ils sont absolument nécessaires pour produire un événement spécial réussi et rentable. Vous n’avez pas le temps de planifier votre propre événement? Ignorez cet article et parlez directement à un professionnel de l’événementiel qui peut vous faire gagner du temps, de l’argent et du stress.

Lancez votre événement

Pour que votre événement soit le plus réussi possible, commencez tôt. Il n’est jamais trop tôt pour commencer à planifier. La plupart des grands événements commencent à planifier 9 à 12 mois, tandis que les événements plus petits avec 50 participants ou moins commencent 6 à 8 mois à l’avance. Nous commençons à planifier les festivals communautaires et les grandes attractions saisonnières 9 à 16 mois à l’avance.

Planification

N’essayez pas de tout faire vous-même. Alors que les petits événements peuvent être gérés par des individus, nous recommandons de former un comité pour gérer certains aspects de l’événement tels que le marketing, la logistique, le parrainage, la coordination des bénévoles, etc.

Utiliser des documents partagés

Utilisez un service de partage de documents en ligne tel que Google Docs. Créez et stockez la chronologie de votre événement ici afin que tous ceux qui aident à l’événement aient un accès mis à jour de n’importe où. C’est également une excellente option pour collaborer avec Google Docs ayant une section de commentaires.

Ajoutez une éventualité à votre budget

Lorsque vous établissez le budget de votre événement, ajoutez une éventualité de dépenses. Des changements se produiront et des dépenses imprévues surviendront. De cette façon, vous n’avez pas à réduire d’autres parties de votre budget.

Ne sautez pas la marque

Faites ressortir votre événement. Créez un thème général pour votre événement. Assurez-vous que vos réseaux sociaux, invitations, envois d’e-mails et tout autre contenu que vous produisez y correspondent. Si vous n’avez pas le temps de créer votre contenu, engagez un graphiste si vous avez le budget disponible. Vous pouvez créer des graphiques et des logos d’événements gratuits en ligne. N’oubliez pas le slogan de l’événement !

Rester en contact

Ne faites pas poser de questions à vos invités. Programmez les e-mails des participants via votre plate-forme de billetterie pour créer des e-mails gratuits. Dites à vos invités tout ce qu’ils doivent savoir et tenez-les au courant à mesure que l’événement approche ou si les plans changent. Cela limitera les réactions négatives en ligne et réduira le nombre d’e-mails arrivant dans votre boîte de réception afin que vous puissiez continuer à planifier !

Vérifiez trois fois votre liste de contrôle pour la planification d’événements

Créez la liste de tâches de votre maître sur un site de documents partagés comme nous l’avons suggéré ci-dessus. Faites une colonne indiquant qui est responsable de chaque tâche, la date d’achèvement et la catégorie. Vérifiez votre liste au moins une ou deux fois par semaine et vérifiez-la trois fois 48 heures avant le début de votre événement pour vous assurer que toutes vos bases sont couvertes et vérifiez auprès des responsables des tâches pour vous assurer que tout est sur la bonne voie.

Photographiez tout – Engagez un photographe professionnel

Quand on dit tout photographier, on veut tout dire ! Parfois, il est même utile d’engager deux photographes avec des styles différents. Vous pouvez utiliser des images pour aider à promouvoir de futurs événements, promouvoir des fournisseurs/partenaires et vous pouvez partager des images d’invités pour qu’ils se partagent sur les réseaux sociaux, ce qui augmente la visibilité de votre événement. Les photographies contribuent également à renforcer la crédibilité de l’événement !

Être pro-actif

N’essayez pas de tout faire vous-même. Travaillez avec vos fournisseurs et obtenez leurs idées et suggestions. Demandez à des fournisseurs tels que l’audiovisuel, l’éclairage et les sociétés de location de se joindre à vos visites sur place afin que tout le monde ait une image claire de l’événement et de ce qui doit se passer.

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